Por quanto tempo a empresa está autorizada a manter os dados e documentos do empregado armazenados?

A Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD (Lei 13.709/2018) foi criada com o objetivo de estabelecer regras a respeito do tratamento de dados pessoais, isso se aplica também às relações de trabalho.

Em regra, o tempo de guarda de dados e documentos do empregado tem sido de 5 anos. Explicaremos melhor adiante.

Em meio a uma relação de trabalho não resta dúvidas que o empregador precisa coletar dados pessoais do trabalhador, seja para preenchimento de contrato de trabalho, para preenchimento de informações a serem enviadas ao governo e órgãos de fiscalização, ou até mesmo informações que colaborem com o correto pagamento das verbas trabalhistas, como é o caso de atestados médicos(abono de falta) e documentos dos filhos menores(salário família).

O que ainda causa uma certa insegurança para o empregador é saber por quanto tempo aqueles dados devem/podem ser mantidos armazenados pela empresa, mesmo que já tenha sido encerrado o contrato de trabalho.

De acordo com a legislação trabalhista, o trabalhador terá até 2(dois) anos depois de encerrado o contrato para requerer judicialmente verbas trabalhistas, verbas estas que podem compreender os últimos 5(cinco) anos de trabalho, nada mais que isso, nos termos do artigo 11 da CLT.

Com base nisso, a LGPD prevê em seu artigo 7° as hipóteses em que o tratamento de dados poderá ser realizado. Para o caso em análise, o inciso VI será o mais apropriado para fundamentar o tratamento dos dados, pois ele afirma que uma das hipóteses de tratamento é: “para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral”.

Considerando o tempo de prescrição das ações trabalhistas, que é de verbas com um prazo de até 5(cinco) anos, este vem sendo adotado como o prazo de guarda dos documentos dos trabalhadores, podendo, em alguns casos específicos em que existem hipóteses de suspensão da prescrição, esse prazo pode se estender um pouco mais.